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广东医学院档案管理办法
2012-12-22 09:31  

第一章 总 则

第一条 为了加强对学校档案的统一管理,有效地保护和利用,更好地为党政、教学、科研等各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》及《广东省高等学校档案工作水平评定办法与标准》,结合我校实际,制订本管理办法。

第二条 本办法所称的档案是指我校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案是国家和学校的宝贵财富,学校的档案工作是办好学校的重要基础工作的组成部分,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,是维护学校的合法权益和历史真实面貌的重要事业,是学校综合评估的重要内容之一。档案工作既有政治性、机要性和服务性,又是一项技术业务性较强的专门工作。学校档案工作要纳入学校发展规划和工作计划,纳入学校管理制度,纳入相关人员的工作职责,纳入领导议事日程和目标责任制,在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 学校档案必须实行集中统一管理。根据我校一校两区的实际情况,为了便于档案的保管和查询,原则上按档案形成校区存放档案。在管理过程中,要确保档案的完整、准确、系统与安全,便于开发利用。综合档案室与各归档文件整理单位形成统一的档案管理网络,各归档文件整理单位在综合档案室的监督、指导下开展各项档案工作。

第五条 学校档案工作要实行科学管理,逐步采用先进技术,与学校的信息化整体建设同步发展,积极开发档案信息资源,为满足学校和社会的需要提供优质服务。

第六条 全校教职工有保护档案和利用开放档案的权利和义务。

第二章  体制和任务

第七条 综合档案室,隶属学院办公室,由主管行政工作的院长分管,既是学校档案工作的职能部门,又是永久保存和提供利用学校各类档案的专业部门,其基本任务是:

(一)宣传、贯彻执行国家关于档案工作的政策、法令和规定、规划全校档案工作。

(二)制订本校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。

(四)开展档案的开放利用工作。

(五)负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。创造条件,逐步实现档案管理现代化。

(六)参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流。

(七)负责对全校档案工作人员的业务培训。

(八)开展档案宣传工作和对利用者的教育活动。

(九)开展档案学术研究和学术交流活动。

第八条 各二级单位兼职档案人员的职责:

(一)配合综合档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作政策、法令和规定及本校的档案工作规章制度。

(二)负责本部门及所属科室文件的收集、整理和立卷归档工作。

(三)负责档案的保管、利用和移交工作。

第三章 档案队伍建设

第九条 学校档案管理部门应配备政治可靠、具有本科以上学历和一定专业知识、年龄结构合理的专职档案人员队伍。各职能部门、二级学院应配备1~2名(湛江、东莞校区各1名)兼职档案工作人员,并在一定时期内保持兼职档案员的相对稳定。

第十条 学校各级领导应为档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件,关心他们的工作、思想和生活。

第十一条 学校档案工作人员属档案专业技术人员,其职称和待遇 ,按国家有关规定执行。

第四章 维护、库房和设备

第十二条 根据教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》和《广东省高等学校档案工作水平评定办法与标准》规定,学校档案事业维护费为每年每卷3元。维护费由学校按每年每卷3元划拨,列入学校预算,单列专款由综合档案室提出使用计划。

第十三条 在年度维护费中提取33%作为表彰奖励先进专兼职档案人员的奖励基金。

第十四条 学校为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房,做到办公、阅览、库房三分开。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第十五条 学校根据工作需要,有计划地为档案室添置必要的存储和利用设备,设立信息化专项经费,逐步实现档案管理的信息化。

第五章 文件材料的归档、移交工作

第十六条 学校集中统一管理全部档案,档案分为11个类别:党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产与科技开发类、出版类、外事类、财会类、声像类,(人事、学生档案实行主管部门二级管理),建立和完善归档制度,并纳入教学、科研和行政管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十七条 学校各项工作要做到与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十八条学校相关部门对科研成果、基建竣工、贵重仪器设备(价值在10万元以上)开箱及其他技术项目进行鉴定验收时,必须通知综合档案室的工作人员参加,以便对应归档的文件材料进行审查验收,签署验收意见。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收,没有档案部门签署验收意见,科研成果不得申报奖项,贵重仪器设备财务资产管理处不予报销,基建竣工不予最后结算。

第十九条 学校实行文件形成部门、课题组立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,按规定向学校档案部门移交,集中统一保管。学校综合档案室须派人员指导立卷工作。

第二十条 归档时间:党政、教学、出版、外事等能按年度归档的各类综合性文件在次年6月底以前归档;科研课题档案在鉴定验收后2个月内归档,暂不申报或中断、停止的课题,在课题结束或中断、停止后2个月内归档;基建项目在验收后3个月内归档;设备开箱验收完毕后归档,引进设备在索赔期满后2个月内归档;财会档案在会计年度终了后暂由财会部门保管2年,于第三年3月底前归档;声像档案在完成制作后3个月内归档;实物档案在收集后3个月内归档;电子档案按电子文件归档制度的要求归档。

第二十一条 凡由本校与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一套档案,协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送交主办单位保存。

第二十二条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向本校档案部门移交,集中管理,任何人不得据为己有或者拒绝归档。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校综合档案室可通过征集、代管的形式进行管理。对个人向学校档案部门捐赠档案的,视珍贵程度,学校应予奖励。

第二十三条 对调出及离、退休人员,办理调出、离退手续前,必须清还档案,在调动通知书的部门会签单上有档案部门的签名。长期出国人员在出国前应及时向综合档案室清退档案材料。

第二十四条 接收档案必须履行手续,填写移交清册一式两份,经档案工作人员验收签字后,双方各保存一份。

第六章 档案管理

第二十五条根据国家教委《高等学校档案实体分类法》的方法对档案进行分类、编号和排列。

第二十六条综合档案室定期对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意并造册,经学校档案鉴定小组审查后报学校领导批准,予以销毁。未经鉴定和批准,任何单位或个人不得销毁任何档案。

第二十七条 学校的各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期三种。

(一)永久:凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌,对学校和社会需要长远利用的档案,列为永久保管。它主要包括两部分,一是本校形成的重要文件材料;一是上级领导部门针对本校所颁发的重要文件材料。

(二)长期:凡在相当长时间内,本校需要查考利用的档案,列为长期保存。它包括本校产生形成的和上级领导部门及有关部门所颁发的与本校工作有关的比较重要的文件材料。保管期限为16年至50年。

(三)凡在短期内本校需要查考利用的档案,列为短期保管,其保管期限为15年。

第二十八条 综合档案室指定专人负责档案的收进和移出,对案卷数量、档案的利用等情况进行统计,并按有关规定向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十九条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构,加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。利用学校档案者,均应按综合档案室的规定办理利用手续。

第三十条档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行,以便充分发挥库藏档案资源的信息作用。

第三十一条综合档案室应认真组织学术理论研究,参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,交流管理经验和档案信息,实现资源共享。

第七章 档案的利用与开放

第三十二条 综合档案室所保存的档案,主要供本校利用。如其他单位或个人需要查阅时应持介绍信,经校办主任或综合档案室主任同意后,方可查阅。如需要利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经校领导批准。

第三十三条 涉及学校机密和专利的档案,综合档案室应做好档案的安全保密工作,不得随意对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案,须经有关部门同意,并经校办主任和综合档案室主任批准后,按规定办理相关手续。

第三十四条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须经分管档案工作的校领导批准。

第八章 奖励与处罚

第三十五条 根据《中华人民共和国档案法》的有关规定,学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,每年召开一次总结表彰大会,进行表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和信息化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案机构的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十六条 根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定,有下列行为之一者,根据情节轻重,学校将对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分;情节严重构成犯罪的,将移送司法机关,依法追究刑事责任:

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定时间归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第九章 附则

第三十七条 本办法由综合档案室负责解释。

第三十八条 本办法自发布之日起施行。原广东医学院所发的《广东医学院档案工作规定》中的“广东医学院档案管理实施办法”同时废止。

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