校学工〔2022〕48号

关于印发《广东医科大学学生档案管理办法》的通知

各部门、单位：  

为加强我校学生档案管理，提高学生档案管理水平，实现学生档案管理工作的规范化、制度化和科学化，使学生档案管理更好地为人才培养服务，保障学生正当权益，经2022年10月4日校长办公会审议通过，制定了《广东医科大学学生档案管理办法》。现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。    

广东医科大学

2022年10月12日

广东医科大学学生档案管理办法

第一章 总则

第一条  为加强我校学生档案管理，提高学生档案管理水平，实现学生档案管理工作的规范化、制度化和科学化，使学生档案管理更好地为人才培养服务，保障学生正当权益，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于我校全日制本科生以及研究生的档案（统称为学生档案）管理工作。学生处负责全日制本科生档案；研究生院负责全日制硕士、博士研究生档案。

第三条  学生档案是学生在校期间学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是用人单位考察选拔、录用人才的重要参考依据。

第四条  学生档案严禁弄虚作假。档案管理工作应当严格依法依规开展，确保学生档案的真实性、完整性、安全性和规范性。

第二章  学生档案材料的归档

第五条  学生档案材料包括以下内容：

（一）新生入学材料：

本科生材料包括高中阶段学籍材料、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表、高考成绩单等；专科起点的本科生材料包括大专阶段学籍材料等。研究生材料包括本科阶段学籍材料及报考研究生登记表或研究生调剂申请表、本科毕业证复印件、本科学位证复印件、身份证复印件、体检表、复试录取用表等。

（二）在校期间归档的材料：

1、本科生的学生登记表、体检表；研究生的入学登记表；

2、政治面貌材料：入团志愿书、入党志愿书等党团材料；参加民主党派的材料；

3、奖惩材料：在校期间形成的校级及以上奖励证明、处分文件；

4、变更材料：更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间等材料；

5、毕业归档材料：本科生材料包括学籍表、毕业生登记表、成绩单、学位审批表、实习鉴定等；研究生材料包括学位论文评阅书、论文答辩决议书、学位申请表、成绩单、研究生毕业登记表、执业医师证复印件、临床规培证复印件等；

6、其他可供组织参考的、具有保存价值的重要材料。

第六条 学生档案材料归档要求

（一）新生录取后，招生办公室组织各学院及时下载新生电子档案并打印盖章。学生纸质档案通过邮寄方式寄到招生办公室的，由招生办公室移交各学院。新生入学后，各学院应当将学生纸质档案及电子档案打印版按学号排序后移交至学生档案室归档。

（二）各学院及相关部门在每年6月底前按照相关规定，完成毕业生档案材料的收集、整理和汇总工作，并统一送交学生档案室归档整理。

（三）档案材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，整理规范、排列有序，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。凡材料规定由组织审查盖章的，应当加盖公章；个人文字材料应当有本人签字。各类档案材料应当用黑色钢笔或签字笔填写，不得随意涂改。

（四）各学院及相关部门将需要归档的材料，在整理完毕后及时移交学生档案室归档。

第三章  学生档案的日常管理

第七条 学生档案室应当按照相关法规和制度做好学生档案材料的接收、整理、分类和保管工作，确保学生档案的完整、准确、安全和有效利用。

第八条 学生档案室对各单位及相关部门移交的档案材料要建立登记制度，归档的档案材料要及时装入学生本人档案袋，避免错装、混装和漏装，严防档案材料丢失。

第九条  学生档案袋须使用学校统一印制的档案专用袋。所有归档材料应按照档案目录顺序整理，并在目录相应位置标注材料内容和份数。

第十条 学生档案及归档材料移交应当当面清点、核查并确认签字，如出现错漏，责任由移交双方当事人负责。

第十一条 各单位及相关部门因工作需要查阅、摘抄、复制学生档案中的有关材料的，须经过学生档案室所在的管理部门负责人批准和履行登记手续，并在档案室办公室进行查阅。

第十二条  查阅学生档案时，应当遵守保密制度，严禁丢失、损坏、涂改、圈划、批注、撤换、抽取和增添档案材料等情况。如出现上述情况，依法依规追究借阅人责任。

第四章  学生档案的转递

第十三条  学生毕业、转学、升学、退学、出国后，应凭毕业生的就业情况、转学审批表、退学证明、调档函以及相关证明材料办理转出手续，学生档案室将档案及时转至新的主管单位。

第十四条  学生档案转递应办理登记手续，通过机要途径或中国邮政EMS学生档案专用途径转递档案，必要时可派专人送取档案。档案接收单位到校领取学生档案应当持有公函，并由领取人签名。

第十五条  根据毕业生的派遣情况，学生档案分别按以下情况转递：

（一）升学深造：根据毕业生升学调档函内提供的地址转递。

（二）已办理暂不派遣：暂不派遣期间档案在学校学生档案室保管，派遣后根据派遣情况转递。

（三）正常派遣：根据就业情况转递到各就业主管部门，或者根据毕业生与用人单位签订的就业协议书上提供的寄档案地址转递。

（四）结业离校：结业生的学生档案暂留学校。由毕业生本人与学生档案室沟通档案去向，或转递回生源地档案主管单位。

第十六条  学生本人或其委托人原则上不准自带档案。如果因就业、退学等原因确需自带的，经学生档案室所在管理部门负责人批准，档案材料密封后由学生本人签收后自行携带。在自行携带档案的过程中，若出现档案遗失、私自开封等后果由学生本人负责。

第十七条  毕业生档案去向查询。分别由学生处和研究生院提供档案去向信息。

第十八条  学生本人需在档案转出一个月内，联系新主管单位落实档案到达情况，以防丢失。

第五章  附则

第十九条  本办法由学生处、研究生院负责解释。

第二十条 本办法自发布之日起施行。

抄送：学校领导，学校各基层党委、党总支部、党委各部门、工会、团委,各民主党派，侨联。

广东医科大学校长办公室                                          2022年10月12日印发