第一章总则
第一条为改进工作作风，进一步加强我校全校性会议的组织与管理，做好统筹和协调工作，确保会议质量和效率，根据《中央和国家机关会议费管理规定》、《省直党政机关和事业单位会议费管理规定》的规定，结合我校实际，制定本规定。
第二条会议安排要按照精简、高效、务实、节约的原则进行。能合并召开的会议要合并召开，减少全校性会议的数量，凡可由部门或部门联合召开的会议，不以学校名义召开。
第二章会议分类
第三条本规定所指的全校性会议，是指以学校名义召开的需学校各二级党委（党总支），各职能部门，各教学、教辅、科研和附属单位有关人员参加的会议。
（一）法律、法规规定或上级领导部门有关会议、文件确定需学校召开的会议，如党代会、教代会、党委全委会等；
（二）研究部署学校重大政策、改革措施、重要工作安排的会议，如新学期工作布置会、期末工作推进会；
（三）学校党委或党群部门以学校名义召开的工作会议：如党风廉政建设会议、党委系统工作会议等；
（四）各职能部门、各二级单位提请以学校名义召开的研究、部署工作的专题会议，如学科建设专项工作布置会、本科教学工作会议、科技工作会议、医院工作会议、毕业生就业工作推进会议、重大传染病防控工作会议等；
（五）学校党委常委会议或校长办公会议决定召开的其他重要会议。
第四条参会人员范围
（一）可根据会议内容要求各二级党委（党总支），各职能部门，各教学、教辅、科研和附属单位正、副职负责人参会。
（二）新学期工作布置会、期末工作推进会、年度考核述职测评大会以及由学校主要领导批准的其他重要会议可邀请全体校领导参加；特别重要专题会议，可邀请学校主要领导、分管校领导同时参加；其它会议原则上由分管校领导参加。
第三章会议审批及召开程序
第五条全校性会议管理部门为校长办公室。
（一）以学校名义召开的全校性会议，须报主办部门分管校领导审批。
（二）组织召开全校性会议在主办部门需填写《广东医科大学会议申请单》，经主办部门负责人签署意见，报分管校领导审批同意后，在前一周星期五前报校长办公室，以便统筹安排。校长办公室每周五下午下班前根据会议申请，制定下周的一周会议安排。未按时申请的会议，除上级紧急性任务或突发事故等情况外一般不纳入一周安排的会议，不作临时安排。
第六条会议召开程序
（一）会议的通知。以学校名义召开全校性会议，由负责主办部门做好会议通知。会议通知应含以下要素：会议内容、会议时间、地点、与会人员和会议要求等。
（二）会议材料的准备。会议主办部门负责在会前做好会议材料准备工作，并于会前2天报分管校领导审批，同时负责起草校领导的致辞、主持词等材料，并报请出席校领导审查。会议内容或会议材料有保密要求的，由主办部门负责做好保密工作，以及材料登记发放和回收等工作。
（三）会场布置。会议主办部门负责或牵头布置会场。
（四）会议召开及记录。一般会议不超过1.5小时，大型会议的会期不超过2天。会议主办部门负责做好会议记录工作、起草会议纪要，并按会议纪要发文程序报审后下发至各参会单位。主办部门负责对会议材料、会议记录（录音、录像、照相等）、会议纪要、会议通知、签到册等资料进行整理并及时归档保存。主办部门认为需要新闻媒体报道的，经报请分管校领导同意后，由宣传部通知有关新闻媒体采访报道。宣传部负责对新闻报道稿件的审查。
（六）会后工作。会议组织部门和单位应根据会议精神，尽快将校领导和上级领导的重要讲话整理成文稿，必要时草拟会议纪要，送校长办公室按程序制文；重要会议，需将全套会议材料整理后送学校档案馆存档；会议的决议、决定，由会议组织部门负责督促落实。
第四章会场布置及会场服务
第七条会场布置
（一）会议组织部门负责会场布置，相关部门予以协助。会场布置包括：会标、主席台、名字牌、会场座次、会议材料印制、设备投影、会议录像或拍照、会后宣传报道、会议材料存档、茶水及分会场准备等，具体视会议的规模和重要程度而定。
（二）大型会议、重要会议，会标及主席台领导或来宾座次方案，应提前与校长办公室沟通。
（三）校长办公室要加强对大型会议、重要会议筹备与召开过程的指导与协调。
第八条会场服务
（一）大型的重要会议，主办单位必须安排签到，内容重要且需要一段时间斟酌的材料，应提前两天发给会议代表；其它会议材料可在会前发放。
（二）特别重要的会议还应制发会议证件，安排录音录像、摄影照相、新闻报道、合影留念、礼仪服务、安全保卫等。
（三）全校性会议主办部门需要安排相应的工作人员在会场待命，处理会场突发情况。
第五章会议要求
第九条全校性会议要厉行节约，严禁铺张浪费，严格按照《省直党政机关和事业单位会议费管理规定》的规定执行。一般不得到校外召开会议，严禁到高档宾馆开会。会议期间，不得组织旅游以及与会议无关的参观活动。会场布置务求俭朴实用，主席台、发言席和会场一般不摆放鲜花。
第十条与会人员应按要求出席会议，如因特殊情况不能出席，必须提前向会议主办部门或主持人请假，并在获准情况下，安排其他人员出席。
第十一条出席会议的人员，一般应提前10分钟到达会场，不得迟到、早退。会议期间，不得办理与会议无关的事情。
第十二条与会者发言必须提前做好准备，紧扣主题，重点突出，内容精炼。
第十三条凡涉密事项，与会人员必须严格按照保密要求妥善保管会议文件，需要退回的文件要及时退回。
第十四条由部门（单位）组织、承办的在校外召开的会议，必须严格履行报批手续，明确责任人。
第六章附则
第十五条其他类型的会议参照本规定执行。
第十六条本规定自2016年9月1日起实行，由校长办公室负责解释。
