校〔2025〕4号

关于印发《广东医科大学电子档案管理办法（试行）》的通知

各部门、单位：

《广东医科大学电子档案管理办法（试行）》经2025年7月7日校长办公会审议通过，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

广东医科大学

2025年9月18日

广东医科大学电子档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为了规范学校电子档案管理工作，保障电子档案的真实、完整、可用和安全，根据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》及《广东医科大学档案管理办法》等规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称电子档案，是指学校所属党政管理机构、教学机构、教辅机构、科研机构、群团组织（以下简称各单位）在教学、科研、管理等职能活动中通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的，具有保存价值并归档保存的各种信息记录。

第三条 本办法适用于学校综合档案中的电子档案管理。

第四条 电子档案应当符合下列要求：

（一）来源可靠：由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠；

（二）程序规范：全过程管理符合国家相关法律法规以及标准规范的规定，并且准确记录、可追溯；

（三）要素合规：内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合国家相关标准规范要求。

符合上述要求的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第五条 电子档案管理的全过程应当符合国家网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理、密码管理等相关法律法规要求，确保电子档案的安全。

第二章  管理机构和职责

第六条 学校综合档案室是学校电子档案的归口管理部门，负责：

（一）对学校电子档案管理工作进行组织协调、监督检查和业务指导；

（二）组织制订和实施学校电子档案管理制度；

（三）推进学校电子档案的安全保管与有效利用。

第七条 学校保密委员会办公室负责涉密电子档案的归档与管理，指导监督各单位普通电子档案的保密审查工作。

第八条 网络与信息中心是学校电子档案的信息技术支持部门，负责：

（一）将电子档案信息化纳入学校信息化发展规划；

（二）为学校电子档案管理系统建设提供技术支持，保障系统正常运行，符合网络安全与电子档案备份要求；

（三）为学校电子档案管理系统与学校各业务系统（平台）数据对接提供技术支持。

第九条 学校各单位是电子档案的形成单位，承担普通电子档案保密审查主体责任，负责：

（一）配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的兼职人员为本单位的电子文件管理员；

（二）将应归档电子文件管理纳入档案工作责任制，纳入本单位信息化建设规划，建立健全电子文件管理制度和规范，配备满足电子档案管理需要的信息化基础设施，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设；

（三）做好本单位应归档电子文件的形成、收集、积累、整理与登记，定期按要求向学校综合档案室移交归档。

第三章  电子文件的收集

第十条 各单位在职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到移动硬盘或刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间并放入专用装具内积累妥善保管。

第十一条 各单位需要收集的电子文件类型

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

1．草稿电子文件：用计算机起草文件在定稿之前的历次文稿。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。

2．定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

3．正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

各单位主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，除特别重要文件历次草稿需要保存外，其他草稿视情况自行决定是否保存。电子文件稿本代码为：M－草稿性电子文件；U－非正式电子文件；F－正式电子文件。

（二）电子文件的信息类型

需收集积累的电子文件信息类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。

1．文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、WPS、DOCX为通用格式。归档时各单位需将全部文本文件转为不可修改的PDF或OFD格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动性。

2．图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF、PNG为通用格式。

3．图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4．影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。需归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI、MP4为通用格式。

5．声音文件：指用音频电子设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6．超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7．数据库文件：指用计算机硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8．计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，则需连同专用软件一并收集。

第四章  电子文件的归档和整理

第十二条 电子文件的归档范围和保管期限按照国家、教育部及学校制定的纸制文件材料归档范围和保管期限相关规定执行。

第十三条 电子文件与相应的软件、背景信息和元数据应一同归档，以保证归档电子文件的完整性。此外，各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等，均应收集积累归档。

第十四条 元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。应归档的元数据包括但不限于以下内容：

（一）文书类电子文件应归档元数据应包括：

1．题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据；

2．记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

（二）照片、录音、录像等声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。

（三）科技类、专业类、邮件类、网页类、社交媒体类电子文件应归档元数据可参照文书类电子文件元数据的要求执行。

第十五条 电子文件归档方式

（一）逻辑归档

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件管理权限向学校综合档案室移交的过程。各单位将电子文件的管理权从网络上转移至学校综合档案室，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

具有稳定可靠的网络环境，有严密安全的管理措施以及对内容重要的电子文件制作了纸制版本的，可直接向学校综合档案室实施逻辑归档。其归档基本要求是：

1．电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识；

2．学校综合档案室会同各单位电子文件管理员设定查询归档电子文件的权限；

3．网络与信息中心将归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施；

4．归档的电子文件应有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据；

5．局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行；

6．内容重要的电子文件，在逻辑归档时应同时向综合档案室移交纸质版本；

7．电子文件归档后，档案人员、电子文件管理员、网络与信息中心人员应及时清理计算机或网络上重复的电子文件；

8．各单位设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作，做好数据更新记录，将转换后的新数据向学校综合档案室移交归档。

（二）物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向学校综合档案室移交的过程。

各单位电子文件承办人员要及时将应归档的电子文件光盘或硬磁盘（硬盘），向各单位电子文件管理员实施物理归档。物理归档的基本要求：

1．各单位应根据纸制档案归档范围制定每年电子文件的归档计划；

2．电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就要对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）；

3．整理完毕的电子文件，应及时拷贝至耐久性好的载体上，推荐使用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软盘作为归档电子文件长期保存载体。载体上应标注好盘内文件内容、类别、存入日期、磁盘编号、密级等；

4．网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或其它载体上保留一年后方可销毁；

5．特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体中同时存有相应的查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明，标明每个段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性；

6．电子文件承办人员在向本单位电子文件管理员移交电子文件时，应填写归档电子文件登记表，与盘片一同交给电子文件管理员；

7．电子文件的物理归档采用双套制，电子档案与纸质档案并存。

第十六条 电子文件及其元数据归档不得采用非开放的压缩、加密等技术措施。电子文件中如含有电子印章，应当去除的数字签名信息，只保留印章图形。

第十七条  电子文件归档时，由归档单位和综合档案室共同对电子文件开展鉴定工作，包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围及保管期限。各单位的电子文件管理员对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施，并由本单位负责人签署审核意见。

第十八条  归档时间

（一）逻辑归档应在电子文件办理完毕后，在网络上完成对电子文件的实时归档。

（二）物理归档的电子文件，电子文件的形成部门一般应在每年六月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向学校综合档案室移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向学校综合档案室移交归档。

第十九条  学校综合档案室在接收电子文件之前，应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100％方可进行交接。

检验项目如下：

（一）有无划痕，是否清洁；

（二）有无病毒；

（三）核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

（四）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（五）对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。

检验合格后，分别由移交单位和接收单位填入《广东医科大学电子文件移交、接收检验登记表》和《广东医科大学归档电子文件登记表》，双方签字盖章。登记表一式两份，一份留存电子文件形成单位，一份留存学校综合档案室。

第二十条  归档电子文件的整理

（一）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。

（二）归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法参照国家档案局的《归档文件整理规则》相关规定。

（三）电子文件的分类方案按照《广东医科大学档案管理办法》的档案分类方案分类，编制实体分类号。

（四）存放载体的编号方案为：存储载体类型代码一文件格式代码一顺序号。存储载体类型代码为：GP-光盘；YP-硬盘；CP-磁盘；CD-磁带等。文件格式代码为：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链结文件；D-数据库文件；P-程序文件等。电子文档编号方案为载体编号一文件件号。

（五）把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具。其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

第五章  电子档案的保管、利用、处置

第二十一条 归档电子文件移交到学校综合档案室后，综合档案室要在磁介质、光介质、缩微胶片等介质中选择至少两种符合长期安全管理要求的存储介质，以在线方式和离线方式保存至少三套完整数据，一套封存保管，一套提供查阅利用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

第二十二条 电子档案的脱机载体应采用专门的保护设备和保护技术措施，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃-20℃；相对湿度控制在35%-45%。

第二十三条

学校综合档案室每两年对电子档案可读状况、所处软硬件环境、存储介质完好程度等保管情况进行检测，发现问题及时处理。经技术需求分析、风险评估，确有必要对电子档案、电子档案管理信息系统等进行转换、迁移的，应当留存操作过程记录。转换、迁移后，对电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。数据转换、迁移后，原载体保留时间不少于四年。

第二十四条 电子档案的利用应遵守国家有关保密、知识产权保护、个人信息保护等规定。提供利用时应遵守以下要求：

（一）综合档案室对电子档案利用申请人进行身份和权限审核后，按学校相关档案利用程序办理；

（二）利用时应使用专供查阅利用的电子档案，封存的电子档案不得利用；

（三）利用者不得擅自复制、篡改电子档案，不得损害国家利益、社会公共利益和其他主体合法权益；

（四）电子档案的离线存储介质不得外借，其使用应在综合档案室监控范围内；

（五）对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案；涉密电子档案不得采用在线方式提供利用。

第二十五条 对达到保管期限的电子档案应进行鉴定。对仍需继续保存的电子档案，应当重新划定保管期限并变更相关管理数据。对已失去保存价值的电子档案，应征得有关部门同意并造册，经学校档案鉴定小组审查后报学校领导批准，予以销毁。销毁电子档案应当从在线存储设备、备份系统和离线存储介质中彻底删除，并记录被销毁电子档案的范围、数量、大小以及审核人、操作者等信息。涉密电子档案如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁。

第二十六条 学校综合档案室应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第六章 附则

第二十七条 本办法由校长办公室负责解释。

第二十八条 本办法自发布之日起施行。

抄送：学校领导，学校各基层党委、党总支部、党委各部门、工会、

团委，各民主党派，侨联。

广东医科大学校长办公室                2025年9月18日印发