各单位、部门：

      《广东医科大学档案管理办法》经2016年12月26日校长办公会审议通过，现印发给你们，请贯彻执行。

广东医科大学

2016年12月30日

广东医科大学档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强对学校档案的统一管理，有效地保护和利用档案资料，更好地服务于管理、教学、科研等各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《广东省高等学校档案工作水平评定办法与标准》，结合我校实际，制订本办法。

第二条 本办法所称的档案即综合档案，是指我校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。本办法不包含人事档案（教工、学生档案），关于人事档案管理按1991年4月2日中央组织部、国家档案局联合发布的组通字〔1991〕第13号文件，即《关于印发<干部档案管理工作条例>的通知》办理，本办法不另作规定 。

第三条 学校档案是国家和学校的宝贵财富，学校的档案工作是办好学校的重要基础工作的组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，是维护学校的合法权益和历史真实面貌的重要事业，是学校综合评估的重要内容之一。

第四条 学校档案实行集中统一管理。根据我校一校两区的实际情况，为了便于档案的保管和利用，原则上以法人机构注册校区为主，以档案形成校区分别存放档案为辅。在管理过程中，要确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。综合档案室与各归档文件整理单位形成统一的档案管理网络，各归档文件整理单位在综合档案室的监督、指导下开展各项档案工作。

第五条 学校档案工作实行科学管理，逐步采用先进技术，与学校的信息化整体建设同步发展，积极开发档案信息资源，为满足学校和社会的需要提供优质服务。

第六条 全校教职工有保护档案的义务和利用开放档案的义务。

第七条 学校档案工作由教育行政部门主管，同时接受档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

第二章 体制和职责

第八条 学校的档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第九条 综合档案室是学校档案工作的职能部门，又是永久保存和提供利用学校各类档案的科学文化事业机构，其基本任务是：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的政策、法令和规定，规划全校档案工作。

（二）组织制订并实施学校档案工作有关规章制度和业务规范，对各单位档案工作进行指导、监督和检查。

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料，做好档案安全保密工作。

（四）开展档案的开发利用工作。负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

（六）负责对全校档案工作人员的业务培训，督导检查档案工作，评估表彰先进单位与个人。

（七）开展档案宣传工作和利用者教育活动。

（八）开展档案学术研究和学术交流活动。

（九）完成上级部门和学校领导交办的其他档案工作。

第十条 学校档案工作实行统一领导。学校各部门（单位），要根据自身实际情况，配备至少1名兼职档案管理人员，并为其提供必要的工作环境。兼职档案员应保持相对固定，其主要工作职责为：

（一）认真执行国家关于档案的工作政策、法令和规定及本校的档案工作规章制度。

（二）做好文件材料的收集、保管、整理、分类、立卷（装盒）等工作，保证归档材料的原始性、完整性、系统性；在规定时间内将上一年的归档材料经部门单位领导审核签字后，移交综合档案室。

（三）按归档范围、归档要求，将档案材料按时向学校综合档案室移交；对按照规定不向学校综合档案室移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用。

（四）接受学校综合档案室的业务指导、监督和检查，维护本部门（单位）档案、材料的完整与安全。

（五）完成学校综合档案室和本部门（单位）领导交办的其他档案工作。

第三章 人员、经费、库房与设备

第十一条 学校档案管理部门设专职档案工作人员，列入学校事业编制，编制人数由学校根据国家和广东省有关规定，结合学校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。

第十二条 学校专职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守；具备相应的档案专业知识以及现代化管理技能；年龄结构构成合理。

第十三条 学校档案工作人员属档案专业技术人员，学校应为专职档案工作人员提高政治、业务素质创造条件；依法采取有效的职业防护措施，改善其工作环境和条件，并按规定落实相应的特殊劳动岗位卫生补贴。

第十四条 学校各部门（单位）配备的兼职档案管理人员应政治可靠，具有一定的档案专业知识以及计算机辅助管理工作的基础，并维持一定的稳定性。

第十五条 学校档案工作所需经费应单独立项，列入学校年度预算，由学校综合档案室统筹安排；学校各部门（单位）应对用于形成和临时保存在本部门（单位）的档案所需的档案装具、档案安全防护等设备设施，在本部门（单位）经费中给予安排。

第十六条 遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，学校应充分考虑档案的发展规模，以及适应现代化管理手段的需要，为档案室提供专用的、符合档案管理的档案库房及办公、阅览用房，做到办公、阅览、库房三分开。档案库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防磁、防高温、防强光、防超荷载、防失泄密、防有害生物等设备设施。

第十七条 学校根据工作需要，有计划地设立专项经费为档案室配备复印、录音、录像、照相、投影、扫描、缩微、恒温、恒湿、消毒杀菌等适应档案现代化管理需要的设备，提高档案现代化管理水平。

第四章 档案的归档、接收和移交工作

第十八条 学校档案由综合档案室实行集中统一管理，各部门（单位）的档案材料应按照规定向综合档案室移交，不得拒绝归档。

第十九条 学校实行文件形成部门（单位）、课题组预立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，按规定向学校档案部门移交，集中统一保管。学校综合档案室须派人员指导立卷工作。

由多部门（单位）共同完成的工作所形成的文件材料，经各部门（单位）协商，由主办部门立卷，不重复立卷。

第二十条 归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。各归档部门（单位）应当将归档的纸质档案材料和电子档案材料同步归档，电子档案材料按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》要求归档。

第二十一条 依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案工作实际情况，分为以下12大类（人事、学生档案实行主管部门二级管理）：

（一）党群类

（二）行政类

（三）教学类

（四）科研类

（五）基本建设类

（六）仪器设备类

（七）产品生产与科技开发类

（八）出版类

（九）外事类

（十）财会类

（十一）声像类

（十二）实物类

各类文件材料的具体归档范围，按《广东医科大学文件材料归档范围和档案保管期限表》（其内容可根据上级要求及实际情况变化进行调整，具体见附件）执行。

第二十二条 学校相关部门（单位）对科研成果、基建竣工、贵重仪器设备（价值在10万元以上）开箱及其他技术项目进行鉴定验收时，必须通知综合档案室的工作人员参加，以便对应归档的文件材料进行审查验收，签署验收意见。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收，没有档案部门签署验收意见，科研成果不得申报奖项，贵重仪器设备财务资产管理处不予报销，基建竣工不予最后结算。

第二十三条 归档时间

党群、行政部门形成的可按年度归档的各类综合性文件一般在次年六月底以前归档；教学部门单位和按教学年度归档的单位，一般应在次学年九月中旬前归档；科研课题档案在鉴定验收后2个月内归档，暂不申报或中断、停止的课题，在课题结束或中断、停止后2个月内归档；基建项目在验收后3个月内归档；设备开箱验收完毕后归档；引进设备在索赔期满后2个月内归档；财会档案在会计年度终了后暂由财会部门保管2年，于第3年3月底前归档；声像档案在完成制作后3个月内归档；实物档案在收集后3个月内归档；电子档案按电子文件归档制度的要求归档。

第二十四条 按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，分永久、定期，定期分30年、10年。

第二十五条 移交档案必须履行手续，填写移交清册一式二份，经档案工作人员核对验收后交接双方签名、盖章，各执一份存查。

第二十六条 凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十七条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校综合档案室可通过征集、代管的形式进行管理。对个人向学校档案部门捐赠档案的，视珍贵程度，学校应予奖励。

第二十八条 对调出及离、退休人员，办理调出、离退手续前，必须清还档案，在调动通知书的部门会签单上有档案部门的签名。长期出国人员在出国前应及时向综合档案室清退档案材料。

第五章 档案管理

第二十九条 根据国家教委《高等学校档案实体分类法》编制学校档案分类方案、各类档案工作规范及档案保管期限表，对各类档案进行科学分类、编号组卷和排列，编制多种形式的检索工具，提高利用效果。

第三十条 综合档案室定期对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应征得有关部门同意并造册，经学校档案鉴定小组审查后报学校领导批准，予以销毁。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。

第三十一条 综合档案室指定专人负责档案的收进和移出，对案卷数量、档案的利用等情况进行统计，并按有关规定向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第三十二条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构，加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。利用学校档案者，均应按综合档案室的规定办理利用手续。

第三十三条 档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行，以便充分发挥库藏档案资源的信息作用。

第三十四条 综合档案室应认真组织学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，交流管理经验和档案信息，实现资源共享。

第六章 档案的利用与开放

第三十五条 综合档案室应按照上级有关规定设立供查阅档案资料的阅览室，配备检索工具为利用者服务，充分发挥档案的社会效益。

第三十六条 学校的各类档案主要为本校工作服务。学校档案的提供利用工作，必须遵循以下规定：

（一）全校教职员工因教学、科研、医疗和党政管理等工作需要查阅档案者，凭本人工作证，在说明利用档案的目的、范围和主要内容，及办理有关手续后，可查阅、摘录或复制属于开放范围的档案。一般情况下，档案材料应在档案馆指定区域内进行阅览，不予借出；如确有特殊情况需要借出的，须严格办理审批手续，报请有关校领导批准，并限期归还。

（二）本校人员原则上只能调阅本人承办工作范围内的档案。不属于原档案规定的阅读范围人员，需调阅有关档案时，须经本部门（单位）领导及档案形成部门（单位）领导批准。除党委办公室、校长办公室领导及其分管秘书外，一般人员不得调阅学校党委会议记录和校长办公会议记录（经有关校领导批准除外）。凡调阅组织、人事、纪检、监察工作（包括干部任免、调动、处分、审查及定案结论等）材料，须经相关部门领导和档案室领导批准。

（三）校外单位人员前来查阅档案，需持单位介绍信，并按照查阅内容经有关领导批准后，方可查阅，但不得借出档案原件，如有必要，综合档案室可制发档案证明或复制件；港澳台同胞、海外华侨利用档案，须经外事部门批准，并出具介绍信函；外国机关、团体和个人利用档案，应按国家有关规定办理。

（四）利用本人的学籍、学位档案，须持本人身份证或毕业证书原件，说明利用目的并办理有关手续后，方可提供利用。如委托他人办理，被委托人须出示本人法定证件并持有委托人签字的委托书及毕业证书复印件。

（五）所有借阅人员须办理登记手续，在明确有关事项后，方可提供查阅。

（六）借阅者应对档案的安全、保密和完整负责，不得随意拆卷、涂改、损毁或转借他人，否则，除负责赔偿损失外，还须根据有关规定报请学校另行处理。

（七）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

第三十七条 学校档案属下列情况之一者，不对外公开：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利和技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第三十八条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经分管档案工作的校领导批准。

第三十九条 综合档案室应加强档案编研工作，对档案资料进行研究整理、编辑出版，配合有关部门编写重要参考资料。

第四十条 综合档案室应当采取多种形式，如举办展览、建设档案网站等，积极开展档案宣传工作。

第七章 考核、奖励与处罚

第四十一条 学校要建立检查、考核和评估档案工作制度；各部门（单位）要将档案工作纳入到相应的工作职责和考核制度；档案管理工作领导小组对各部门（单位）的档案工作每3年进行一次评估，表彰档案工作中做出下列突出贡献的单位和个人：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十二条 对于无原因并不按规定时限提交归档文件的部门（单位），其负责人及兼职档案员在该年度考核直接失去评优资格。

第四十三条 根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定，有下列行为之一者，根据情节轻重，学校将对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分；情节严重构成犯罪的，将移送司法机关，依法追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定时间归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第四十四条 本办法自2017年1月1日起施行，原《广东医学院档案管理办法（修订）》（广东医政发〔2012〕6号）同时废止

第四十五条 本办法由校长办公室负责解释。

抄送：学校领导，学校各二级党委、党总支、直属党支部、党委各部门、工会、团委,各民主党派，侨联

广东医科大学校长办公室                                   2016年12月30日           印发 校对人: 黄河