校科技〔2023〕6号

关于印发《广东医科大学科学技术研究档案

管理细则》的通知

各部门、单位：

《广东医科大学科学技术研究档案管理细则》经2023年6月19日校长办公会审议通过，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

广东医科大学

2023年6月30日

广东医科大学科学技术研究档案管理细则

第一章  总则

第一条 为加强科学技术研究档案（下称科研档案）的管理，有效保护和利用科研档案，根据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》《科学技术研究档案管理规定》等法律、法规、规章和《广东医科大学档案管理办法》，结合学校实际，制定本细则。

第二条 科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。

第三条 承担科研项目研究的校内单位、科研团队、项目组、科研人员开展科研档案工作适用本细则。

第四条 科技处在学校综合档案室的监督指导下，对学校各单位在科研项目组织实施中的科研档案工作进行统筹协调。

第五条 学校各单位应当切实加强对本单位所属科研团队、项目组、科研人员的科研档案工作的管理。承担科研项目的科研团队、项目组、科研人员应当按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保归档材料的完整性、准确性、规范性、系统性。

第二章  科研档案的归档范围

第六条 科研档案的归档范围主要包括：

（一）立项论证阶段

项目指南、可行性研究报告，项目经费预算文件材料，申报书及相关证明；立项评审文件材料，预算申诉、评审文件材料；立项批复，任务合同书及各类协议等。

（二）研究实施及过程管理阶段

1.研究计划、组织实施工作方案，研究、实验任务书、大纲，实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录，综合分析报告；

2.设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，科学数据，数据处理文件；

3.研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等；

4.中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等；

5.项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料；

6.撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料；

7.专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料。

（三）结题验收及绩效评价、成果管理阶段

1.结题验收：验收申请书、验收承诺书、工作总结报告、技术报告、项目经费决算等文件材料；验收通知，验收评审文件材料，验收测试报告，第三方检测、测试、评估报告，用户使用报告及证明，产业化审核报告，验收结论书及结题书面通知。

2.绩效评价：绩效评价报告、专家评议文件材料、评价结论等绩效评价文件材料。

3.成果管理：研究报告、专利、商标、论文、专著、数据库等研究成果文件材料；自评价报告、科技报告、专利、软件及其他知识产权文件材料；产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料。

第七条 与校外单位分工合作完成的科研项目，应当以任务合同或分工协议等书面形式明确约定科研档案的归属、流向、处置和利用共享事项；并且在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。

学校牵头承担的科研项目，应将课题项目全套技术文件材料（包括协作单位报送的技术文件材料复制本）立卷归档。

学校是科研项目协作参加单位的，应整理本校所形成的有关技术文件材料立卷。

第三章  科研档案的归档要求

第八条 归档的科研文件材料应当符合科研档案规范化要求，应当是经过整理的原始材料，确无原始材料的须有与原件核对无误的复印件；应当用A4型号纸张（图纸除外），用碳素墨水书写，不能用圆珠笔或铅笔书写，要求字迹工整、图样清晰、装订整洁，有完备的审查手续。

第九条 各项目组应具体负责科研文件材料的形成、积累及归档立卷工作。

学校实行科研项目负责人主持归档立卷责任制，各项目组应当明确一名科研项目资料员负责科研文件材料的收集、整理、审核，科研项目完成或终止时按照要求将科研文件材料进行系统整理，及时向科技处移交。参加项目研究的科研人员应及时将科研材料整理后交资料员保管。

第十条 科研文件材料归档时应当根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限。保管期限分为永久和定期，定期一般分为30年、10年。各项目组应当根据科研项目的性质、规模、创新性等提出每个案卷保管期限和密级划分的具体意见。

第十一条 科研文件材料归档时，应当按科研过程的自然顺序，根据科研材料内部有关联系，将本项目科研文件材料按卷内目录、课题简介、成果奖励证书（照片）、主要完成人员名单、科研计划、任务书、论证报告、合同和协议书、设计报告、计算书、实验大纲、实验报告、各种原始记录和结果、论文（单行本原件）、成果使用说明书、总结报告、鉴定评审材料、其他有关材料、备考表的顺序整理，并将易锈蚀的金属物拆除后，装订成卷册。

第十二条 卷内文件材料原则按科研活动进行的先后顺序排列。文字材料在前，其他材料在后；结论性材料在前，依据性材料在后；正件在前，附件在后；复（影）印件在前，原件在后；批复在前，请示在后。

第十三条 科研成果材料要求鉴定材料、成果照片、合同书、专著、论文、图纸、图表、照片底片各归档一份。

第十四条 科研文件材料应当采用档案袋、档案盒等方式保管。

第十五条 各单位、科研团队、项目组、科研人员对已完成的各个科研项目进行鉴定、验收和申请奖励时，须按要求向科技处移交完整的科研文件材料，由科技处出具证明方可进行。

第四章  科研档案的归档管理

第十六条 科技处指导、监督各单位、科研团队、项目组、科研人员做好科研档案的标准化、规范化、数字化管理工作。科技处应明确负责科研档案工作的档案管理人员，经科研档案管理员按照规定收集科研文件材料，鉴定整理、建档归档后按时向学校综合档案室移交科研档案。

第十七条 科研档案由学校综合档案室统一管理，科技处作为归口部门严格按照达标标准做好档案的收集、整理、鉴定和建档归档工作，任何人不得据为己有或拒绝归档，以确保科研档案的完整、准确、系统、安全。

第十八条 科研档案工作实行“五同步”管理：

（一）下达任务与提出归档要求同步；

（二）检查计划进度与检查科研文件材料同步；

（三）验收鉴定科研成果与验收鉴定科研档案同步；

（四）上报登记、评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档证明材料同步；

（五）报送科研工作归档文件纸质材料与电子材料同步。

第十九条 科技处将收集、积累的科研文件材料按照《广东医科大学文件材料归档范围和档案保管期限表》“四、科研类”类目的规定，实施分类整理、组卷（件）、编目、著录建档，并按归档要求在项目完成通过鉴定验收后两个月内向学校综合档案室归档。研究周期较长的项目可分阶段归档建卡、填写卷内目录和备考表，注明密级并进行必要的加工整理。

第二十条 科研档案以卷、册、袋、盒为保管单位进行保管。文字照片以卷、册为保管单位，图纸以袋为保管单位，影片、光盘以盒为保管单位。

第二十一条 各单位应当建立科研文件材料保密、利用、统计、更改等各项管理制度，科研人员调走时应当办理交接手续。

第二十二条 非本项目人员凡需阅读、复制科研文件材料和科研档案，须经项目组负责人批准，涉及国家秘密的科研文件材料和科研档案的阅读、复制须严格遵守国家和学校有关保密的规定。

第二十三条 科研文件材料和科研档案保管工作应当切实做到安全、不遗失、不泄密，并采取防虫、防盗、防潮、防腐、防火，防有害生物和防污染的安全措施。

第五章  附则

第二十四条 本细则由科技处负责解释。

第二十五条 本细则自发布之日起施行。

抄送：学校领导，学校各基层党委、党总支部、党委各部门、工会、团委，各民主党派，侨联。

广东医科大学校长办公室                                             2023年6月30日印发