校审计〔2023〕1号

关于印发《广东医科大学审计档案管理办法》的通知

各部门、单位：

《广东医科大学审计档案管理办法》经2023年9月18日校长办公会审议通过，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

广东医科大学

2023年9月22日

广东医科大学审计档案管理办法

第一条  为进一步规范我校内部审计档案管理，维护内部审计档案安全完整，提高内部审计档案质量，发挥内部审计档案作用，根据《中华人民共和国档案法》《第2308号内部审计具体准则—审计档案工作》《广东省教育系统内部审计准则》《广东医科大学档案管理办法》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校审计处开展内部审计活动形成的审计档案的管理。

本办法所称审计档案，是指学校审计处和内部审计人员或学校委托社会审计机构在审计项目实施过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。

本办法所称审计档案管理，是指学校对应纳入审计档案的材料（以下简称“审计档案材料”）进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第三条  学校审计档案管理工作实行“统一领导、集中管理”的原则，在业务上接受学校档案管理部门的指导和监督。审计处负责学校审计档案的收集、整理、立卷和移交前的保管工作；学校档案管理部门负责学校审计档案移交后的统一保管、利用等工作。

为了便于审计档案的保管和利用，审计档案原则上在所形成的校区存放，并确保审计档案的真实、完整、规范与安全。其他校区可根据档案管理的实际需要，对相关审计档案进行备份存档。

第四条 审计档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。

第五条 审计项目负责人对审计档案的质量负主要责任。内部审计材料归档工作实行审计组组长负责制。审计组组长确定的立卷人应当及时收集在审计项目实施过程中直接形成的文件材料和与审计项目有关的其他审计档案材料。

立卷人负责在内部审计项目实施结束后，按照立卷方法和规则进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。档案管理人员负责检查、接收移交的内部审计档案材料，并按照有关规定登记造册、依序存放。

第六条  审计档案的建立，实行“谁审计，谁立卷”“审结卷成”“定期归档”的责任制度；采取按性质分类、按项目立卷、按单元排列的立卷方法。

第七条  立卷的内容包括组成案卷的单元、拟定案卷标题、卷内文件目录的排列和编号、填写卷内目录与备考表、案卷封面的编目与案卷装订等。

第八条  凡记录和反映审计部门在履行审计职能活动中直接形成的文件、电报、信函、凭证、笔记、笔录的原件及其复制件、照片、音像磁带以及与审计事项有关的其他文件材料，均属审计档案的收集范围。主要包括：

（一）立项类材料：上级或学校对审计立项的指示、批示和下达的审计项目任务文件或审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；

（二）证明类材料：审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等；

（三）结论类材料：审计报告（或复审意见）、审计建议书、审计报告征求意见书、被审计对象对审计报告（征求意见稿）的书面意见等；

（四）备查类材料：审计处审定审计报告（复审意见）的会议记录或会议记录摘要，有关审计处理的请示，审计事项的报告及上级机关的批复批示，被审计单位关于执行审计结论和决定情况的报告，有关本审计项目的情况、通报，被审计对象整改情况，以及与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第九条  按照审计法律法规、审计取证、文书处理的有关规定，立卷人对所立卷归档的文件材料，应检查有关程序和签批，认定手续等是否完备，不符合要求的应予以补救，保证审计档案完整、及时移交给审计档案管理员。

第十条 审计材料应当按项目立卷，一个审计项目的文件材料应立成一卷，不得把两个以上项目的文件材料合并成一卷。跨年度结束的审计项目，放在审计结束的年度立卷。

审计调查按专题立卷，视材料多少，成一卷或数卷，材料少时，可将几个专题材料合并立卷。

审计过程中，移交外单位或学校其他部门（单位）处理的有关事项的文件材料，审计处应根据有关规定，将原件或复印件随该项目文件材料立卷。

第十一条 审计案卷内文件材料一般应以结论类材料、证明类材料、立项类材料、备查类材料四个单元为序进行排列。

（一）结论类材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。

（二）证明类材料，按与审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列。

（三）立项类材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

（四）备查类材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

第十二条 审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十三条 审计档案档号，按照国家和学校档案管理的有关规定进行编制。

第十四条 纸质审计档案主要包括下列要素：

（一）案卷封面；

（二）卷内材料目录；

（三）卷内材料；

（四）案卷备考表。

案卷封面应当采用硬卷皮封装，卷内材料目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制，案卷备考表应当填写立卷人、项目负责人、检查人、立卷时间以及情况说明。

第十五条 纸质审计档案的装订应当符合下列要求：

（一）拆除卷内材料上的金属物；

（二）破损和褪色的材料应当修补或复制；

（三）卷内材料装订部分过窄或有文字的，用纸加宽装订；

（四）卷内材料字迹难以辨认的，应附抄件加以说明；

（五）卷内材料一般不超过200页装订。

第十六条 内部审计档案立卷人应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中，其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第十七条  审计档案保管期限应当按照项目审计案卷的保存价值来确定，学校内部审计的各类文件材料的档案保管期限，按国家法律法规和《广东医科大学档案管理办法》的规定执行。审计档案的保管期限自归档年度开始计算。

第十八条 审计档案在划定保管期限的基础上，采用“年度－审计类别”的方法排列和编目。审计案卷排列方法应当统一，前后保持一致，不可任意变动。

第十九条  审计档案的销毁按学校档案管理办法的规定执行。学校综合档案室按照档案管理有关规定，会同审计处成立学校档案鉴定小组，定期对保管期限已满的审计档案进行鉴定。对超过保管期限不再具有保存价值的审计档案进行登记造册，经审计处和学校综合档案室负责人签字，并报学校分管档案的校领导批准后，由综合档案室和审计处一同负责销毁。

第二十条  审计档案一般不对外借阅。校内其他单位因工作确需查阅审计档案的，应当提出书面申请，经审计处负责人批准；校外单位查阅审计档案或者要求出具审计档案证明的，必须持有单位介绍信，并经我校分管审计工作的校领导批准。国家有关部门依法进行查阅的除外。

档案管理人员应做好查阅登记手续。查阅人员应做好保管、保密工作，查阅时不得私自摘抄、复制、传播档案内容，并保持审计档案的完好。

校内其他单位因工作确需借阅、复制审计档案的，应经审计处负责人审批，并由审计档案管理人员做好登记。需借阅与复制已移交学校综合档案室的审计档案，按照学校综合档案室的档案管理有关规定办理。

第二十一条 审计处受托开展的专项审计项目审结后，将审计报告按规定归档后，向委托单位（部门）提交审计结果情况报告（或审计报告）及必要的相关资料。

第二十二条 审计处可以为审计项目建立电子审计档案。电子审计档案的管理办法按照《内部审计具体准则第2308号——审计档案工作》执行。

第二十三条 损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的，由学校依照有关规定追究相关人员的责任；构成犯罪的，移送国家机关依法追究责任。

第二十四条 学校直属附属医院开展的内部审计活动形成的内部审计档案可参照本办法执行。

第二十五条  本办法由学校审计处负责解释。

第二十六条  本办法自发布之日起施行。

抄送：学校领导，学校各基层党委、党总支、党委各部门、工会、团委，各民主党派，侨联。

       广东医科大学校长办公室                                         2023年9月22日印发