校人事〔2021〕14号

关于印发《广东医科大学人事档案管理办法》的通知

各单位、部门：

《广东医科大学人事档案管理办法》经2021年10月18日校长办公会审议通过，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

广东医科大学

2021年10月29日

广东医科大学人事档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为深入学习贯彻习近平总书记重要讲话和中央人才工作会议精神，进一步从严管理人事档案，更好地发挥人事档案在服务从严管理干部和精准科学选人用人中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》、中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）、中共中央组织部《关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号）、中共中央组织部《关于完善干部人事档案材料的通知》（组通字〔2017〕25号）等文件规定和人事档案专项审核工作的要求，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条  学校人事档案管理范围包括：

（一）校本部除省管干部外的在编教职工（含在职教职工、离退休教职工、近五年已故教职工）的档案或档案材料；

（二）由校党委管理的直属附属医院处级干部的档案或档案材料。

第三条  学校贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，按照真实、全面、及时、规范的工作原则，遵循“有依据、有流程、有记录、有节点”的工作规范，严密保管，确保人事档案的完整与安全。

第二章  管理机构和主要职责

第四条  人事档案工作在学校党委的领导下进行，由人事处负责具体工作。人事处是学校人事档案工作的主管部门，负责监督、检查和指导人事档案工作，研究解决人事档案工作中的问题，根据党和国家有关方针、政策提出指导意见和办法；对人事档案管理工作人员进行政策培训。

第五条  人事档案具体工作由人事处档案室承担，其工作任务包括：

（一）负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作；

（二）负责干部人事档案的查（借）阅、档案信息研究等利用工作，组织开展干部人事档案审核工作；

（三）配合有关方面调查涉及干部人事档案的违规违纪违法行为；

（四）指导和监督检查下级单位干部人事档案工作；

（五）定期向学校综合档案室移交死亡满五年的教职工档案；

（六）办理其他有关事项。

第六条  归档材料形成单位是指负责组织、人事、培训、奖罚、教学、科研等工作最终形成反映教职工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料的单位。归档材料形成单位负有审核本单位所形成的归档材料、按时按要求移交归档材料的责任。

第三章  档案材料的收集与归档

第七条  学校按照《干部人事档案工作条例》的要求，结合学校实际情况确定归档材料范围。归档材料内容具体见附件，归档材料按业务关系和人员管理权限由归档材料形成单位收集。

第八条  归档材料形成单位须认真审核本单位所形成的归档材料，确保材料真实准确、规范完整，杜绝假材料。

第九条  人事处档案室须严格审核归档材料。重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。

第十条  对内容不准确、填写不规范、手续不完备等不符合归档要求的材料，人事处档案室不予接收，由归档材料形成单位重新制作或审改。

第十一条  归档材料一般应当为原件。单位形成的材料应有形成时间和单位审查盖章，个人撰写材料应有形成时间和本人签字。证书、证件等特殊材料需用复印件存档的，必须注明经办人和办理时间，并加盖材料制作单位公章或人事处公章。

第十二条  干部人事档案材料统一使用国际标准 A4 纸型（长297mm×210mm），材料左边应留出2.5厘米装订边。文字须用黑色墨水、蓝黑墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝色墨水和复写纸书写，存档材料必须为原件。不符合要求的，一律不得归档，必须退还原形成材料单位重新书写后方可归档。

第十三条  归档材料形成单位须在材料形成后的一个月内，按要求将材料交送至人事处档案室并履行移交手续。交送材料时，档案室须逐份登记材料，列明移交清单。符合归档要求的档案材料，人事处档案室必须在接收之日起一个月内放入本人档案，并定期按照上级文件要求进行整理。

第十四条  学校根据工作需要开展人事档案核查工作，按程序追补缺失的档案材料。各单位及教职工本人须予以配合。

第十五条  新提任的科级、处级领导的人事档案，按干部管理权限，由组织部填写《干部任免审批表》，审核后统一归档。

第十六条  不属于归档范围的材料，不得擅自归档，应及时退还形成材料的部门。在整理装订人事档案材料时，凡多余的、不属归档材料应放入备用袋。

第四章  档案利用

第十七条  干部人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。因工作需要，符合下列情形之一的，按程序审批后可查阅干部人事档案：

（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；

（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、退（离）休、社会保险、治丧等；

（三）人才引进、培养、评选、推送等；

（四）巡视、巡查，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；

（五）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；

（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；

（七）其他因工作需要利用的事项。

第十八条  教职工本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关个人合法权益保障的事项，须履行备案手续后由工作人员代为查阅或复印个别材料。

第十九条  复制、摘录的档案材料，须履行备案手续后方可使用。

第二十条  查阅干部人事档案按照以下程序和要求进行：

（一）校内单位查阅人事档案，如实填写《广东医科大学人事档案查（借）阅审批表》，所在单位领导签署意见，报人事处领导审批同意后，查档人员出示身份证明，办理利用登记手续。

（二）校外单位确因工作需要查阅干部人事档案的，需出示单位介绍信和本人身份证明材料，按照人员管理权限或业务关系由校内相关单位或部门引荐，按程序审批和登记后方可查阅档案。

（三）组织查阅干部档案，必须是两名中共正式党员同时查阅。

第二十一条  查（借）阅干部档案时，应在人事阅档室由专人负责监督查阅。单位查阅两份以上档案时，不得同时打开，以防装错或丢失材料。发现档案有问题，不得擅自处理，应及时报告人事处档案室工作人员，由工作人员按有关规定处理。

第二十二条  档案原则上只能摘抄，确因特殊情况需要复印的，须在《广东医科大学人事档案查借阅审批表》上列明复印的材料明细，并经所在单位领导以及人事处领导审批。摘抄、复印的档案材料，须经人事处档案室工作人员审核并登记，用后由查阅单位妥善保管或登记销毁。

第五章  档案转递

第二十三条  凡因工作调动、职务变动等原因改变了主管单位的，应在接到干部任免、调动文件或领导批示后的20个工作日内办理档案转出手续。档案转出流程与要求如下：

（一）凡转出的档案必须将全部材料按规定的要求整理装订后再转出。

（二）转递干部人事档案或档案散件材料，应严格履行转递手续，详细填写《转递干部人事档案通知单》、《干部人事档案转出登记册》，严密包封后，通过机要交通转递或由组织人事或档案管理部门派专人送取，不准以平信邮寄，严禁交本人或亲戚自带。

（三）档案转出一个月仍未收到回执时，发档单位应发函催要，收到回执后要将其粘贴在《转递单》存根上备查。

（四）因商调工作而转出档案后，学校人事处对商调未成功的人员，应及时通知人事档案室，立即追回档案。

（五）人事档案室工作人员对转出或转入地档案要及时登记。

第二十四条  接收外单位转来的档案时，检查核对无误后，应在收到档案的十天内将回执退回发档单位。

第六章  档案的保管与保护

第二十五条  人事处档案室根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案进行科学保管。具体要求如下：

（一）人事档案库房必须坚固，配置铁质档案柜。库房内应配置空调、去湿、防火等设备，使档案库房的防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防尘、防高温、防泄密的要求得到落实。每月检查一次安全保密设施，确保档案安全。

（二）库房内每月检查一次安全保密设施，确保档案安全。库房内要保持清洁、整齐，保持库内适宜温湿度（要求温度在14℃-24℃之间，相对湿度在 45-65%之间）。

（三）干部人事档案管理部门档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。不得在库房内阅档或办公。

（四）档案库房内不准存放易燃易爆物及其他物品，严禁把火源带进库房。

（五）非工作人员不得随意进入档案库房。

（六）经常注意库房门窗安全，做到随手关门，离去上锁。

（七）编制好检索工具，合理排放档案，防止漏检和误检。

第七章  纪律与责任追究

第二十六条  在人事档案管理工作中，各有关单位及工作人员均须严格遵守工作纪律，按照《干部档案工作条例》和《保密法》等文件要求，对人事档案应严密、科学地保管，确保人事档案的绝对安全。任何单位和个人不得有以下行为：

（一）严禁篡改、伪造人事档案；

（二）严禁提供虚假材料、不如实填报人事档案信息；

（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的人事档案材料；

（四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便， 或者在知情后不及时向组织报告；

（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；

（六）严禁擅自抽取、撤换、添加人事档案材料；

（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送人事档案；

（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁人事档案；

（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅人事档案；

（十）严禁擅自将人事档案带出国（境）外；

（十一）严禁泄露或者擅自对外公开人事档案内容。

第二十七条  人事处在人事档案工作中，必须严格执行相关规定，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。各单位、部门和党员、干部、群众对人事档案工作中的违纪违规行为，有权向学校党委、组织部、纪检监察处举报、申诉，受理部门应当按照有关规定查核处理。

第二十八条  对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正，根据情节轻重追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，移交有权机关按照国家法律法规处理。

第八章  附  则

第二十九  各直属附属医院可参照本办法，结合实际情况，建立健全本单位人事档案管理制度。

第三十条  本办法自发布之日起执行，由人事处负责解释。

附件：1.归档材料内容

2.广东医科大学人事档案查借阅审批表

3.广东医科大学人事档案材料移交清单

抄送：学校领导，学校各基层党委、党总支部、党委各部门、工会、团委，各民主党派，侨联。

广东医科大学校长办公室                                           2021年10月29日印发  

附件1：

归档材料内容

1.履历类材料。主要是《干部履历表》和其他一些反映干部简历的材料。

2.自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。

3.考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。

4.学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称）， 当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。

5.政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。

6.党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。

7.表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。

8.违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。

9.工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。

10.其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。

附件2：

广东医科大学人事档案查（借）阅审批表

注意事项：

1.“查档对象”“查档人员”“查档事由”“查档内容”“查档单位意见”等栏目需认真填写。

2.查档对象和查档人员在3 人以上时另附名单，并在所附名单上加盖查档单位公章。

3.因特殊情况需将干部档案借出使用，或复制档案材料的，须在“查档事由”“查档内容”内附详细说明。

4.所借档案须在5个工作日内日归还，如需延长使用，须在“查档事由”中提前说明或时候补充说明。

附件3：

广东医科大学人事档案材料移交清单

移交单位：                         移交日期：

移交人：  接收人：